اصول و تکنیک های مهم و کاربردی مذاکره تجاری به زبان ساده
شاید تصور کنید که مذاکره فقط برای دولتمردان است و انسان‌های عادی هرگز مجبور به مذاکره نخواهند شد، اما در واقع هرکسی در طول زندگی خود بارها بر سر میز مذاکره می‌نشیند. هنگامی که شما با همسرتان بر سر موضوع خاصی گفتگو می‌کنید، این گفتگو می‌تواند یک مذاکره باشد، یا حتی زمانی که با معلم فرزندتان در مورد برنامه درسی او به یک توافق می‌رسید، با کمک علم مذاکره به این توافق دست یافته‌اید.
پس می‌بینید که همگی ما به نوعی مذاکره‌کننده هستیم. اما مذاکره هم انواع گوناگونی دارد. در این مطلب به تعریف و بررسی مذاکره تجاری می‌پردازیم. شاید این نوع از مذاکره، مهم‌ترین نوع گفتگو نباشد، اما به دلیل دخیل بودن تبعات مالی، یادگیری آن برای همگی ما مهم و حیاتی است.
مذاکره تجاری چیست؟
مذاکره تجاری یا «Business negotiation» به نوع خاصی از گفتگوی رسمی گفته می‌شود که در آن معمولاً اهداف مالی و تجاری مورد بحث و گفتگو قرار می‌گیرد. این مباحث مالی می‌تواند در برگیرنده‌ی اطلاعات تجاری واردات و صادرات یک ملت یا تخفیف‌های چند درصدی در خرید یک محصول کوچک باشد. بنابراین هر گفتگویی که ماهیت رسمی داشته باشد و در طی آن، موضوعات مالی و اقتصادی مورد بحث و گفتگو قرار بگیرند را مذاکره تجاری می‌نامیم.
معمولاً ما مذاکرات را در بخش وسیع در نظر می‌گیریم، اما برای اینکه بدانید مذاکره و به خصوص مذاکره تجاری، چه نقش مهمی در گفتگوهای روزمره ما دارد، در ادامه به بررسی انواع مذاکره تجاری می‌پردازیم.
انواع مذاکره تجاری
هر بحث کوچک یا بزرگی که منافع مالی ما را هدف بگیرد، یک مذاکره تجاری خواهد بود. این نوع از مذاکرات را می‌توان در موارد زیر بررسی کرد:
- مذاکره بین مؤجر و مستأجر برسر مقدار رهن یا کرایه
- مذاکره بین پزشک و بیمار برای هزینه‌های درمان
- مذاکره بین مدیر یک شرکت با کارمندی که قصد استعفا دارد
- مذاکره بین مدیر با داوطلبانی که قصد استخدام دارند
- مذاکره بین دو فرد سیاسی برای وارد کردن یا صادر کردن محصولات خاص به کشورهای هم
- مذاکره بین دو نماینده صنفی
- مذاکره بین خریدار و فروشنده یک محصول
- مذاکره مدیر و کارمند بر سر مقدار افزایش حقوق
- مذاکره بین کارگر و کارفرما
- و …..
این لیست را می‌توان همچنان ادامه تا به گفتگوهای خانوادگی برسر بودجه‌بندی ماهیانه برسیم. پس گستردگی گفتگوها و مذاکرات تجاری در جای جای زندگی و اتفاقات زندگی‌مان روی می‌دهد.
چرا مذاکره تجاری مهم است؟
اگر بلد نباشیم در مواردی که عنوان شد، به درستی مذاکره کنیم، گفتگوی ما به نفع طرف مقابل‌مان تمام خواهد شد. برای مثال، وقتی با صاحب خانه یا صاحب مغازه خود بر سر افزایش کرایه سر سال به گفتگو می‌پردازیم، اگر نتوانیم در برابر دلایل و ترفندهای طرف مقابل، دلایل و ترفندهای قوی‌تری به کار ببریم، در نهایت مجبور می‌شویم به خواست وی تن داده و بسیار بیشتر از آن چیزی که واقعاً باید باشد، به او پرداخت کنیم.
عکس این موضوع هم صدق می‌کند؛ یعنی اگر ما در حال مذاکره با مستأجر خود نتوانیم دلایل کافی برای افزایش کرایه عنوان کنیم، در نهایت مجبور می‌شویم در برابر افزایش روزافزون نرخ تورم، همچنان تخفیف‌های بالایی برای او در نظر گرفته و به نتیجه موردنظرمان نرسیم.
اگر دو طرف یک مذاکره از قدرت کافی برای گفتگو برخوردار باشند، یک نتیجه‌ی برد – برد حاصل خواهد شد که در آن تا حدی منافع هردو طرف در نظر گرفته شده است. در غیر اینصورت – اگر یکی از طرفین ضعیف عمل کند – نتیجه نهایی تنها به نفع یکی از طرفین تمام خواهد شد!
۱۰ ترفند کاربردی برای موفقیت در مذاکرات تجاری
مذاکرات تجاری چه در حد مذاکرات بین‌المللی و گروهی و چه در حد مذاکرات فردی باشند، در هر حال قوائد یکسانی دارند که توجه به این قوائد می‌تواند فضای مذاکره را به سمت یک توافق عادلانه سوق دهد. ۱۰ ترفند زیر برای داشتن یک مذاکره موفق به شما کمک می‌کند:
-
زمان و مکان مناسبی را برای مذاکره در نظر بگیرید
معمولاً زمان گفتگوها توسط طرفین مذاکره تنظیم می‌شود. زمانی که هردو فرصت و انرژی کافی برای گفتگو را داشته باشند. بنابراین همیشه زمانی را انتخاب کنید که از آمادگی روانی کافی برای شروع یک مذاکره تجاری برخوردار باشید و هرگز زمانی که دچار خستگی، تنش، اضطراب یا استرس هستید، هیچ مذاکره‌ای را آغاز نکنید.
-
به طرف مقابل خوب گوش دهید
گوش دادن یکی از مهم‌ترین ارکان ضروری هر مذاکره است. اگر نتوانید خوب به طرف مقابل‌تان گوش دهید، نمی‌توانید به اهداف و برنامه‌های وی پی ببرید. زیاد حرف زدن، آفت مذاکره است. بنابراین بیشتر از اینکه صحبت کنید، گوش دهید تا با شنیدن تمام صحبت‌های طرف مقابل، بتوانید پاسخ‌های خوب و تاثیرگذاری را آماده کنید. معمولاً بهترین مذاکره‌کنندگان افرادی هستند که خوب گوش می‌دهند، اما بدترین مذاکره‌کنندگان آنهایی هستند که مدام حرف می‌زنند!
-
همیشه با تصمیم گیرنده اصلی طرف شوید
وقتی شما بر سر موضوع مهمی قرار است گفتگو کنید، باید با طرفی مذاکره کنید که تصمیم گیرنده‌ی اصلی است. برای مثال، اگر قصد معامله با یک شرکت تجاری را داشته باشید، باید با مدیرعامل مجموعه هم‌صحبت شوید نه معاونان آن مجموعه.
-
بدون آمادگی وارد مذاکره نشوید
منظور از آمادگی، شناخت صحیح طرف مقابل است. اگر شما بدون هیچ آگاهی از موقعیت طرف، بر سر میز مذاکره حاضر شوید، خود را برای یک باخت بزرگ آماده کنید. چرا که نداشتن شناخت از طرف مقابل، به معنی واگذاری تمام امتیازات است. پس اگر قرار است یک مذاکره تجاری داشته باشید، قبل از آغاز مذاکره، از سایت و صفحات مجازی طرف مقابل دیدن کنید، از افرادی که او را می‌شناسند در مورد شخصیتش سؤال بپرسید و از راهی که برایتان ممکن بود، اطلاعات جامعی در مورد وی گردآوری کنید. تنها در این صورت است که می‌توانید با آمادگی کافی در جلسه مذاکره حاضر شده و به یک نتیجه‌ی خوب امیدوار باشید.
-
لحن مؤدبانه و رسمی خود را حفظ کنید
هیچکس دوست ندارد یا یک فرد بددهن یا بی‌ادب مذاکره کند. ممکن است گاهی گفتگوهای تجاری به تنش بینجامد، اما یک مذاکره‌کننده‌ی حرفه‌ای باید همیشه احساسات خود را کنترل کرده و همواره یک فرد رسمی و مؤدب باقی بماند. آنگاه وقتی تب مذاکره فروکش کرد، شما برنده واقعی خواهید بود. پس هرگز تحت تاثیر جو قرار نگیرید و لحن مؤدبانه خود را با تهدید، بددهنی و تحقیر طرف مقابل آلوده نکنید.
-
آداب تشریفات را رعایت کنید
اگرچه در مذاکرات کوچک نیازی به رعایت تشریفات خاص نیست، اما در گفتگوهای رسمی‌تر بشدت به رعایت اتیکت نیاز خواهید داشت. اتیکت رفتارهایی هست که به‌صورت ناخودآگاه بر طرف مقابل شما تاثیر می‌گذارد. گاهاً پیش آمده که مذاکرات بسیار خوب پیش رفته، اما چون یکی از طرفین نتوانسته آداب معاشرت یا حتی غذا خوردن تشریفاتی داشته باشد، مذاکره نتیجه خوبی در پی نداشته است.
مذاکره در سطح بین‌المللی حتماً به آموزش رفتارهای تشریفاتی و اتیکت‌های رفتاری نیاز دارد. برای مثال آداب دست دادن، نشان دادن کارت ویزیت، دعوت به نهار یا شام و …. همگی دارای اصولی خاصی هستند که آگاهی بر آن‌ها می‌تواند تاثیر خوبی بر روی طرفین معامله بگذارد.
-
اصول خود را زیر پا نگذارید
معمولاً همگی ما ارزش و اصول خاصی داریم که نمی‌خواهیم آن‌ها را زیر پا بگذاریم. اگر در معامله‌ای آنچنان دچار تنش شدید که با ادامه‌ی آن مجبور به زیرپا گذاشتن ارزش‌های خود بودید، آن گفتگو را ترک کنید.
برای مثال اگر آیین شما این باشد که هرگز به کسی باج ندهید، اما در مسیر یک مذاکره، طرف مقابل شما را طوری تحت فشار بگذارد که مجبور به باج دادن باشید، معامله را ترک کنید. البته ترک معامله هزینه‌های بسیاری هم دارد که باید به آن‌ها فکر کنید. در هر صورت اگر شما سر تعظیم برای خواسته‌های نامعقول طرف مقابل‌تان فرود بیاورید، او به‌صورت ناخودآگاه در سایر مذاکرات نیز شما را مغلوب می‌کند. بنابراین همیشه تمام جوانب را بررسی کنید تا ببینید در چنین شرایطی باید چکار کنید.
-
وارد حاشیه نشوید
گاهی مذاکره‌کنندگان از موضوع اصلی خود غافل شده و به سراغ موضوعات حاشیه‌ای می‌روند. شما به عنوان یکی از طرفین یک مذاکره این اختیار را دارید تا در چنین شرایطی، مذاکره را به مسیر اصلی برگردانید. پس هرگاه متوجه ورود به حواشی شدید، بلافاصله موضوعات اصلی را گوشزد کنید.
-
سؤال بپرسید
گاهاً مذاکره‌کنندگان از پرسیدن سؤال امتناع می‌کنند، اما سؤال پرسیدن نیز مانند گوش دادن، یکی از ارکان اصلی مذاکرات است. پس اگر سؤالی برایتان پیش آمد، بلافاصله آن را از طرف مقابل خود بپرسید تا ذهن‌تان برای ادامه‌ی گفتگو آزاد باشد. خصوصیت پرسشگری یکی از ارکان مهم در مذاکره می باشد
-
نگذارید معامله بیش از حد طول بکشد
بیش از حد طول کشیدن یک معامله هم مانند پرداختن به حواشی، از آفت‌های مذاکره به حساب می‌آید. گاهاً افراد به توافق خوبی می‌رسند، اما چون مذاکره را بیش از حد طول می‌دهند و برسر موضوعات کوچک همچنان بحث می‌کنند، در نتیجه توافقات اصلی آن‌ها نیز دستخوش تغییر و گاهاً زیان می‌شود. پس هرگاه به توافق اصلی دست یافتید، گفتگو را تمام کنید.
سخن نهایی
اگرچه مذاکره تجاری اصول بسیار زیادی دارد، اما مواردی که عنوان شد می‌تواند تا حد زیادی به شما کمک کند. البته فن بیان و مذاکره تجاری در کنار هم معنا پیدا می‌کنند. قبل از هرچیز باید بتوانید خوب صحبت کنید و طرف مقابل را تحت تاثیر کلام‌تان قرار دهید. داشتن بداهه گویی می تواند شرایط سخت را برای افراد راحت تر کند تا بتوانند افراد در موقعیت مناسبی در مذاکرات قرار بگیرند.
در ادامه‌ی آن نیز هر چقدر مراحل مذاکرات تجاری کوتاه‌تر باشد، نتایج بهتری حاصل می‌شود؛ البته این به آن معنا نیست که از گوش دادن به طرف مقابل غافل شده و تنها در فکر تمام کردن مذاکره باشید، بلکه ضمن گوش دادن مؤثر و یک گفتگوی جانانه بر سر موضوع موردنظر، آنگاه گفتگو را به سمت اتمام و امضای قرارداد پیش ببرید. با توجه به تکنیک‌هایی که در این مطلب عنوان شد، در مذاکرات کوچک خود نیز می‌توانید نتایج ایده‌آلی بدست بیاورید. پس آن‌ها را حتماً رعایت کنید.
برخی از سوالات رایج:
۱.مذاکره تجاری چیست؟
مذاکره تجاری یا «Business negotiation» به نوع خاصی از گفتگوی رسمی گفته می‌شود که در آن معمولاً اهداف مالی و تجاری مورد بحث و گفتگو قرار می‌گیرد. این مباحث مالی می‌تواند در برگیرنده‌ی اطلاعات تجاری واردات و صادرات یک ملت یا تخفیف‌های چند درصدی در خرید یک محصول کوچک باشد. بنابراین هر گفتگویی که ماهیت رسمی داشته باشد و در طی آن، موضوعات مالی و اقتصادی مورد بحث و گفتگو قرار بگیرند را مذاکره تجاری می‌نامیم.
۲.انواع مذاکره تجاری کدامند؟
این نوع از مذاکرات را می‌توان در موارد زیر بررسی کرد:
- مذاکره بین مؤجر و مستأجر برسر مقدار رهن یا کرایه
- مذاکره بین پزشک و بیمار برای هزینه‌های درمان
- مذاکره بین مدیر یک شرکت با کارمندی که قصد استعفا دارد
- مذاکره بین مدیر با داوطلبانی که قصد استخدام دارند
- مذاکره بین دو فرد سیاسی برای وارد کردن یا صادر کردن محصولات خاص به کشورهای هم
- مذاکره بین دو نماینده صنفی
- مذاکره بین خریدار و فروشنده یک محصول
- مذاکره مدیر و کارمند بر سر مقدار افزایش حقوق (مذاکره حقوق)
- مذاکره بین کارگر و کارفرما
۳.چرا مذاکره تجاری مهم است؟
اگر بلد نباشیم در مواردی که عنوان شد، به درستی مذاکره کنیم، گفتگوی ما به نفع طرف مقابل‌مان تمام خواهد شد.
نظرات شما عزیزان:
